Propuestas de mejora en la gestión de almacenes de herramientas, equipos y repuestos

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Date
2014
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Publisher
Universidad Católica San Pablo
Abstract
EISUR S.A.C. es una Corporación dedicada a brindar Servicios de Ingeniería tales como Montajes, Automatización, Instrumentación, Mantenimiento, ofreciendo a la vez un Servicio Especial de Diseño y Fabricación de Suministros Especiales según requerimientos del cliente. A lo largo de su historia corporativa han desarrollado más de 500 proyectos en diferentes Regiones del Perú. Ponen a disposición un Staff de Profesionales y Técnicos altamente capacitados y de gran experiencia que certificaran el cumplimiento de los proyectos con la calidad, seriedad y confiabilidad respectiva. Actualmente la empresa se encuentra con 3 proyectos distribuidos en el sur de Perú, los cuales se mencionan, Glencor – Xstrata en Espinar, Cuzco en el proyecto Atappacay, en el cual se realizan actividades tales como mantenimiento de salas eléctricas, cambio de luminarias, instalación de polipastos, etc. El segundo proyecto realizado, se encuentra en Matarani en la provincia de Islay, Arequipa básicamente en el puerto el cual es administrado por Tisur, las actividades realizadas, son la del mantenimiento de la línea de anillo que abastece a todo Tisur. Por último el trabajo realizado en Inkabor en Río Seco, Arequipa, es repotenciación de una sala eléctrica que abastece energía al proceso, e instalación de una sala eléctrica que abastezca la iluminación en los almacenes a realizar de Inkabor. Para estos tres proyectos el almacén de la empresa EISUR S.A.C., es de suma importancia, pues su función es abastecer a los tres proyectos con las diferentes herramientas que necesiten para el desarrollo de sus actividades, las cuales previamente de acuerdo al estudio técnico han sido seleccionadas y repartidas en los proyectos, estando al tanto del requerimiento de los equipos para tareas específicas, dado que por su valor y sus sensibilidad, siempre se encuentran en sede matriz. Así mismo estar pendiente a los requerimientos de repuestos que tienen que ser entregados con dos días de anticipación para realizar la actividad de acuerdo al cronograma establecido de cada proyecto y por último el control y abastecimiento de elementos de seguridad de acuerdo a la vida útil de los mismos, ya que es de suma importancia realizar todos los trabajos con la seguridad que caracteriza a la empresa EISUR. S.A.C. El almacén en su desorden cumple siempre con los pedidos, pero hay momentos en los cuales se retrasan, por la falta de ubicación de los mismos, y para mitigar el problema, la solución es la compra de la herramienta o repuesto no encontrado, incurriendo en un costo adicional. Un punto importante en el almacén es la falta de codificación y catalogación, la cual por ende nos daría mayor facilidad para la locación de todos los elementos ya sean repuestos, herramientas, equipos y elementos de seguridad. El poco espacio del almacén llego en su momento a ser un problema importante debido a que cuando los requerimientos de los diversos proyectos se juntaban, y el único trabajador del almacén necesitaba el apoyo de los diversos residentes, los cuales en sus momento entraban al almacén, tomaban herramientas, repuestos de un mismo pasillo, y se obstaculizaban en los desplazamientos, el punto crítico está en los equipos pues es dificultoso hacer la maniobra para poder sacarlos de estante en el cual se encuentran los equipos. Se observó también la falta de señalización en el piso y en las paredes ante una eventual emergencia, la falta de elementos de seguridad para el trabajador a cargo, que esta propenso a heridas leves y atrapamientos de manos. El almacén no cuenta con una clasificación de materiales, la cual es de importancia pues nos sirve de mucho para conocer cuáles son las herramientas críticas, que repuestos tienen más costos y que equipos necesitan mayor cuidado debido a su valor y a la sensibilidad pues están sujetos a calibración. Tampoco se encontró un registro acumulado de frecuencias, tan solo se encontró órdenes de salida en desorden. El almacén si bien es cierto cumplía con los requerimientos, hubo momentos críticos en los cuales tuvo retrasos importantes, No cuenta con un elemento de suma importancia el cual es layout o distribución del almacén plasmado en papel y pegado. Un punto clave es el déficit de personal que presenta el almacén, solo cuenta con un personal el cual cumple las diversas funciones, de auxiliar de almacén, compras, jefe de almacén, y en ocasiones no se da abasto y pide apoyo al área de seguridad y salud ocupacional, básicamente en elementos de seguridad y algunos repuestos menores. Si bien es cierto con estas dificultades el almacén ha ido funcionando pero no de la manera adecuada e eficientes, para lo cual se realiza la propuesta la cual deberá ser implementada en el almacén para la mejor gestión del mismo y por ende a favor de la empresa. Lo primero que se propone es identificar todos las fallas las cuales se encuentran líneas arriba y proponer mejoras, las cuales serán descritas en forma breve y se encontraran en forma extensa en el desarrollo de la propuesta en los diversos capítulos, y se llegan a ciertas conclusiones y recomendaciones que la empresa deberá ejecutar para cumplir con la propuesta y mejorar la gestión del almacén. En consecuencia se planteó un layout actual del almacén identificando todos los elementos que estén de más y priorizando espacios para un mejor desplazamiento, y manteniendo el orden y la limpieza, se hizo una estructuración estableciendo manual de funciones del jefe de logística, y auxiliares los cuales considero son vitales para cumplir la propuesta y la mejora continua. Se detalló un pequeño organigrama, se identificó todos los elementos y se distribuyeron en 4 familias, las cuales son; Equipos, Herramientas, Repuestos y Elementos de Seguridad, de cada familia se realizó la catalogación, codificando, e identificando todos los elementos en las diversas familias del almacén. Se realizó una clasificación de ABC de materiales de cada familia las cual nos permite identificar los ítems de mayor valor, los más críticos, y que por lo general nunca deben de faltar stock pues sería perjudicial para la empresa. Se realizó en base a la clasificación ABC las frecuencias de los ítems para un mejor ordenamiento en los diversos estantes. Se planteó un nuevo layout con la finalidad de lograr mayor espacio para el desplazamiento y mantener el orden y la limpieza. Se implementó la filosofía de las 5 S´s de tal forma que se pueda separar y clasificar los elementos utilizables, organizarlos, suprimir la suciedad para un mejor trabajo con limpieza, estandarizar todos los elementos de cada familia y mantener una mejora continua después de la restructuración del almacén. Por último se necesitan varios elementos para lograr el cambio del almacén y estos requieren de ciertos gastos los cuáles se hizo un análisis de financiamiento del capital de la empresa debido a sus ingresos mensuales de los tres proyectos que están afrontando, cada mes cada proyecto presenta una valorización la cual presenta un porcentaje de utilidad fuera de la recuperación de inversión que se generó, de esta manera la reestructuración se realizara en 6 meses. La cantidad necesaria a utilizar según todos los costos requeridos es de S/. 54544.00. Con la reinversión de utilidades de la empresa se pondrá en marcha la mejora del almacén, con un porcentaje de 40% de la utilidad de Glencor Xstrata, adquirida mensual, y con un 25% de la utilidad tanto de Inkabor y Tisur, la cual asciende a S/. 55377.50 y claramente cubre el costo requerido. El replanteo del almacén se realizara en un periodo de 6 meses en ese lapso de tiempos se retroalimentara a todos los trabajadores del almacén para la mejora continua y la mejor gestión de almacenes.
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